各系部、中心：

档案工作是学院整体工作的重要组成部分，也是各项管理工作的基础。为进一步完整、系统地保存学院各类档案材料，有效利用档案材料，发挥档案材料的价值和作用，更好地为学院教学、教育、党建、科研、人事、后勤保障等工作服务，特制定本规定。

一、归档范围

1、上交学校档案馆的档案材料，按照学校[2010]1号《常熟理工学院文件材料归档制度》要求以及“二级学院档案归档范围和保管期限的规定”等文件要求，贯彻执行。

2、学院自存档案材料，主要指在学院建设发展过程中所产生的各类具有保存价值的材料，依照二级学院任期目标责任制中的指标分门别类归档。

3、归档的材料包括纸质材料和相应的声像、电子材料，如照片、光盘等。各类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。此类档案材料作为学院工作记录、备忘，以及工作开展的再利用。

二、归档时间

1、上交学校档案馆的档案材料。由学院办公室负责收集整理，于每年5月10日前形成归档文件向校档案馆移交归档。需各系部配合完成的档案材料，由系部收集整理完整后，于每年3月初移交学院办公室进一步整理。

2、学院自存档案材料。主要由行政各条线分管院领导、系部主任负责收集和整理，按照工作开展情况，在每项工作了结时，将相关材料及时收集整理，形成归档文件材料即时向学院办公室移交，由院办归档。

三、归档程序及要求

1、上交学校档案馆的档案材料。按照学校文件材料归档制度规定，归档的文件材料要完整、系统、准确。归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张、文件格式、书写材料符合国家要求。归档的文件必须是原件。

2、学院自存档案材料。必须按照上交学校档案馆的归档材料要求准备，规范材料的各项内容，包括纸张、字迹、格式等要求。

3、每月初，学院党政领导将分管的各条线上月的主要工作进行文字总结，交院办备案，同时做好材料的整理和存放。每年初，由院办根据工作需要向各条线分管领导索要档案材料，按照学校档案馆立卷归档的要求，将档案整理归档，做好档案目录，档案利用记录等。学院重大工作材料除交学校档案馆以外，学院必须留存一份。其余不需要移交学校档案馆而属于学院重要工作的档案材料，由学院留存，统一由院办归档。

四、归档手续

1、党政领导移交给院办的文件材料，由院办负责人及时归档，并做好移交归档记录，归档记录内容包括：存档时间、内容摘要、材料类别、移交人。

2、各系部上交院办的材料，必须先由系部主任审定后再移交，院办做好相关归档移交手续和记录。

3、学院最终移交校档案馆的文件档案材料，必须由学院档案管理领导小组审阅，经分管院领导审定、签字后方能移交。

五、档案再利用

1、所有交学校档案馆的档案材料必须有一份复印件留存于学院办公室，以方便工作开展过程中档案资料的查阅利用。

2、任何个人或集体要借用学院办公室的档案材料，均需填写借阅或借用清单。借用的档案材料必须确保材料的完整归还，归还后在清单上及时登记归还记录。

机械工程学院

2011年11月